下龍灣    

小行員日記…9

        國外部主要業務分為幾個部分,其一就是處理進口、出口、匯兌等外匯作業面之業務,功能上跟一般外指行大同小異,但案件的大小與數量都比較大,可以理解成超大型的外匯指定銀行。其它部分則是包含了國內分行的管理,例如目標訂定、各種優惠案,與外指行的成立等各種跟外匯有關的業務。另外,海外分支機構的管理和其它銀行之間的聯繫往來,例如存、通匯行的建置與管理等,也是國外部一大業務範圍。當然,全國分行的外匯帳務管理,也是不可或缺的業務。

        總行最大的好處是不用面對一線客戶,但除了客戶之外的人全部都要面對。分行遇到外匯相關問題,直覺就是打電話到國外部詢問,每份公文函發出去,接下來的一個星期內電話接不停。除了對分行,總行各部處之間的業務也都互有交集,部處之間的信件與電話往來也是異常繁瑣。此外,簽文的層級常常也不是只到經理層級,而是董事長與總經理,一個簽文要經過副科長、科長、副理、經理、副總、總經理、甚至董事長,如果還加上會核其它部處,一份簽文被退個N次是一件很正常的事。如果說,分行是被業績、奧客折磨,那麼總行就是案牘勞形,被公文海淹埋。

        在台灣,對於外匯指定銀行的管理方式一直有二種不同的看法。一種是盡量減少前台作業人員數量,讓分行只做收件與初步審核的動作,其它的就交給後台處理。這樣的好處是減少分行外匯的人力需求,且後台因為全職處理外匯案件,對業務的熟悉度也相對高,不只在審單與匯款的速度較快,也減少出錯的可能性,而缺點自然則是前台無法熟悉外匯作業流程,而無法培養紮實的外匯人才。

        另一種看法則是廣開外匯指定銀行,盡量讓每一家分行都是外匯指定銀行,直接處理客戶的各種進口、出口與匯兌的業務,好處自然就是能夠直接回應客戶的需求,也能培養較全方外的外匯人才。而缺點自然就是讓人力已經夠吃緊的一線,更加雪上加霜。畢竟,如果只是送件行,只需一個外匯經辦,甚至只要半個經辦就行,但如果變成了外指行,就算不用進口、出口、匯兌各擺一個經辦,至少一個經辦是跑不掉的,而帳務的處理也相對複雜一些。

        以前,外指行數量不多,大部分的分行都是收件行,然後轉交給當地的大分行處理。例如台中地區的小分行,都轉交到台中分行,而台南地區自然則是轉給台南分行。國外部自然是北部重心所在,除了負責大型聯貸案之外,還要處理北部地區小分行與其它地區找不到歸宿約三、四十家分行的外匯案件。更甚者,因為總行下面的營業部還不是外指行,所以還需要負責對外辦理臨櫃的買賣現鈔、匯款、開戶、定存等業務。

        可以試著想像,北部各分行經辦來總行調鈔、臨櫃散客跑來兌換外幣、總行同事也跑來換鈔,出納櫃台擠著二、三十人的情景。而另一邊,有客戶跑來開戶、做定存、匯款、三十幾家分行的電話則是響不停,一直問為什麼錢還沒入帳?為什麼定存還沒做,客戶等著補摺!當然,這時候傳真機上面早已是滿滿來自各分行的待辦業務。而這,還只是匯兌科而已,再加上進口科與出口科,整個國外部就是一個超大型的外匯指定銀行。

        隨著外指行遍地開花的策略,所有分行都成了外指行,自然也就沒有大量的進、出、匯業務需要處理,同時,也因為海外分行家數變多,國際銀行間的聯繫更加密集。於是,國外部就將傳統的進口、出口與匯兌科合併為作業科、國外業務科拆成管理非中文地區的國外業務一科、與管理中文地區的國外業務二科、另外就是負責管理國內分行業務的外匯規劃科、負責目標與電文的外匯推展科與管理帳務的會計科。

        由於非外指行無法開戶,許多非外指行的外匯帳戶都掛在國外部上面。雖然,非外指行變成了外指行,但舊客戶的帳戶依然還是掛在國外部,這時,客戶就必需在新的外指行開戶,再將掛在國外部的帳務移過去。當然,如果客戶覺得太麻煩而不想開新戶,也只好繼續延續舊帳戶。因此,國外部雖然不再辦理新的開戶事宜,但處理舊有的幾十家分行的外匯帳務,依然很折磨人。

        定存,是否能開放給聯行處理,不論是台幣還是外幣,一直都很有爭議。主要原因當然是定存是個虧錢的業務,如果開放聯行可以處理,試想,有乙分行大戶A跑來甲分行承作大額定存,甲分行直接幫大戶A做大額定存,因為帳掛在乙分行,馬上就會讓乙分行的活存、定存比例改變,盈餘減少,甚至還會影響分行間的排名,容易造成分行間的磨擦,也造成分行的成本管理困難。

        因此,為了減少分行間的紛爭,不論台、外幣,定存業務依然無法開放聯行承作。每次一旦有新的優惠定存方案推出,定存量就會大增,尤其是在優惠案結束的前一天,更是爆天量。除了定存之外,許多如存摺補發、印鑑變更、餘額證明、存款扣押、報稅等需要回到原開戶分行處理的業務,依然續繼留在國外部,要一直等到所有的舊帳戶都移到其它外指行為止,才能結束這項收尾的動作。

        雖然,分行多成了外指行,但有些小分行的人力依然不足,因此,僅開放開戶、定存與匯入的部分,比較複雜的匯出與進、出口業務,依然留在國外部承作。除了分行的業務之外,總行單位的外匯帳務也多由國外部承作,例如信託部的基金匯出與贖回,一天要處理的數量都在三位數左右。因此,即使大部分的業務只是收尾,但幾十家分行加起來的業務量依然遠比一般外指行的量大。

        除了處理進、出、匯業務之外,總行最大的業務還是回答分行的問題。分行經辦一遇到問題,直覺就會打電話到國外部來問,一旦回答不妥,很容易變成笑話。同時,也因為不停的回答各式各樣的問題,對業務的熟悉度也比一般分行來的深與廣。可以說,雖然每間分行都是外指行,但國外部還是有保留進、出、匯業務的必要,除了可以輔導協助分行的業務處理之外,也讓國外部同仁可以更了解一線業務,決策也會更貼近一線。

        初到國外部,先到作業科報到,從會計經辦開始。在分行一直都搞不清楚會計這個位置在做什麼,總算有機會可以了解一下會計工作。銀行業是一個很重內控的行業,尤其是官股銀行,所有的傳票都需要會計蓋章。會計主要任務就是負責看借、貸方是否一致,帳務與傳票的內容是否相符。雖然說抓帳時,也會期待會計經辦能夠抓帳,但除非原本就有其它業務的經歷,不然抓帳能力並不會因為當了會計就會從無變成有。當然,有些當了幾十年的老會計,在無數次的抓帳中自然會累積經驗,知道錯帳的原因,但對菜鳥會計經辦而言,抓帳會是一件非常痛苦的事。

        內部的帳主要是蓋轉帳章,一開始不太會蓋,太小力會蓋不清楚,太大力傷手,過猶不及,很快手就發炎了。總算,後來比較會拿捏力道,也會左右手輪流蓋,不然很快就殘廢了。以前看會計經辦只要蓋章,不用面對客戶,感覺是個輕鬆的工作,結果自己一蓋,才發現會計是個很容易有職業傷害的工作,一不小心,手就掛了。

        對外的部分主要是報單,例如甲客戶從甲分行貸款,但存款帳號在乙分行,這時甲分行要將貸款撥到乙分行的存款帳號,就直接用端末系統將帳記入乙分行,就是聯行往來連線戶。但有時候聯行之間的帳務無法馬上入帳,就需要用報單處理,就是聯行往來。比如說聯行代收變更印鑑手續費100元,因為文件需要寄回原開戶行處理,要一、二天的在途期間,這時就要將先100元收下來,然後劃報單到開戶行,等開戶行收到文件變更完印鑑之後,才會正式將這100元入帳。

而報單上面則需要蓋甲、乙組章,甲組正常就是襄理或副理章,乙組就是會計章。收到報單的分行需要驗證報單上面的甲、乙組章是否有權簽章,這樣報單才算有效。另外,則是存款餘額證明、存摺更換也都需要會計章。可以說,幾乎所有的業務都需要會計驗證,當然,因為會計章無所不在,所以萬一出事,會計經辦幾乎都有責任。

        除了分行有的業務之外,國外部一大業務就是調鈔。因為外幣現鈔是虧錢的業務,外幣現鈔不會生利息,分行存有愈多外幣現鈔,成本就愈高。因此,每家分行的外幣庫存量都有限量,不夠時再向國外部調鈔。為了方便管理,正常都會請分行固定在某一天來領取外幣現鈔,但分行常常會遇到臨時需要大額外幣的客戶,所以幾乎每天都會有人來臨時調鈔,最後就成了每天都會有分行來調鈔的結果。分行要調外幣,前一週就要將調鈔的金額先回報國外部,當天也需要劃報單到國外部,這樣帳務才會完整。國外部的會計經辦一大任務就是接受各分行的調鈔報單,每逢調鈔的日子,可以說是門庭若市,盛況空前。

        央行對於各項外匯的統計非常嚴謹與詳細,除了交易超過台幣五十萬需要申報之外,一百萬美元以上的大額交易,還需要申報中華電腦,讓央行可以掌握外匯交易的數量。各項結購、結售的性質別申報也非常重要,例如同樣是匯款,510的居民資助國外親友或作為家屬生活費與511在台居留一年以上之外籍工作者的薪資匯出款性質就差很多;而外藉人士是否居留滿一年,性質別也不盡相同,區別各項交易的性質別,一直都不是件簡單的事。一旦性質別輸入錯誤,交易正常會無法完成,但有時候還是會出現當天電腦無法檢核的情形,此時隔天申報央行的資料就會出現錯誤,而必需找出正確的性質別。事實上,匯出與匯入款的性質別為何,一直是分行常打來詢問的大宗問題。

        會計的工作主要是檢核帳務與整理總帳傳票,相對於其它工作較為單純。也因為會計的特殊性質,而無法代理任何人,所以,其它位置的同事總會覺得會計是一個很輕鬆的位置。但會計比起其它銀行職位,重覆性更高,很容易令人感到厭煩,是一個很像機器人的工作,也很傷手。一旦出事,不管是存款、放款、還是外匯業務,上面一定都有會計章,代表著脫不了責任,所以並不是一個如同表面看起來如此愉快的工作。

        在當了半年的小會計之後,調任定存經辦。

 

 

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